Har du rätt ingång i organisationen?

Som chef och ledare står du ofta inför en massa utmaningar, i synnerhet gäller detta för den som är ny på sin tjänst. Förväntningarna kan vara höga på en ny chef och ledare där du på ett betryggande sätt
ska kunna slussa och vägleda en för dig ”ny” organisation in i en fortsatt
utveckling. Chefen skall först och främst kunna hantera verksamhetens alla affärsstrategier och ekonomiska grundförutsättningar och därmed förväntas denne även kunna utveckla och förändra verksamheten och organisationen. Ibland uttrycks att det är de första månaderna som avslöjar om en ny chef skall lyckas. Detta innebär i praktiken att en ny chef/ledare under en kort tid skall komma in i en verksamhet och organisation med förhoppningen att denne snabbt skall bilda sig en övergripande och grundläggande totalkunskap om helheten och därifrån kunna fatta kloka beslut. Just detta gör det riskabelt för den som är ny, har denne fått rätt information? Har denne hunnit skaffa sig det nödvändiga interna förtroendet som gör att medarbetarna är ”med” på besluten? Hur lång tid har den nye chefen på sig att visa framfötterna utan att uppdragsgivaren eller medarbetare tappar tålamodet?

Informationsfiltrering

De råd och den information som en ny chef/ledare erhåller kommer ofta från de som har varit i och arbetat i organisationen en längre tid. Dessa personer har ofta bildat sig sin egen uppfattning och ståndpunkt i olika frågor, utifrån detta sorterar och hanterar de den information de har och får. Ibland kanske några av dessa personer även har konkurrerat om samma position som den nye chefen/ledaren. Våra olika tolkningar och perspektiv är oftast färgade av våra egna behov och beroenden och befinner vi oss inne i en organisation är det inte alltid det som är bäst för verksamheten och hela organisationen som är det avgörande målet för varje individ. Detta gör att den kunskap som en chef/ledare erhåller om den interna organisationen i vissa avseenden kan vara ”filtrerad” för att passa olika diversifierade mål bättre. De frågor en chef alltid måste ställa sig är; har du rätt information om
den interna organisationen. Får du rätt information som chef eller
kan den bli färgad eller filtrerad av just det faktum att du är chef?

Strategiarbetet

Som chef ingår i ditt arbete att lägga fokus på både externa och interna strategier. Det är oftast de externa strategierna som får störst uppmärksamhet för chefer då dessa oftast har störst inverkan för affärerna. Detta gäller dock så länge de externa strategierna inte kräver en förändring i den interna organisationen, då blir förhållandet mellan de bägge strategierna tydligare och vikten av att arbeta med de interna strategierna. Har en chef nämligen för länge försummat det interna strategiarbetet är risken att organisationen inte kommer att ”ställa upp” på den förändring och utveckling som kanske krävs utifrån de externa strategierna. Den vanligaste orsaken till varför förändringar misslyckas är just att organisationen och medarbetarna inte har förtroendet för ledningen, de anser att ledningen inte förstår organisationen, att de inte tar hänsyn till information och att de inte lyssnar på medarbetarna. I en sådan situation kan det vara svårt att få igenom de kanske nödvändiga förändringar som de externa strategierna kräver. Att försöka med ”tvång” förvärrar bara situationen utan det enda som egentligen kan hjälpa är att ledningen nu tar tag i det interna strategiarbetet och låter förändringsprocessen ta den nödvändiga tid som krävs. För många ledningar kan detta vara svårt och kostsamt!

Förstå din organisation!

Att ha en Intra-Organisatorisk Strategi (Intra-Organizational Strategy, IOS) innebär att du som är chef/ledare har en bättre förståelse för din organisation och har hittat ett sätt att strategiskt arbeta med organisationen. Detta gör också att du har säkerställt i mesta möjliga mån att den information du har om organisationen och dess tillstånd är korrekt. I företag där det finns en Intra-Organisatorisk Strategi är det också enklare att genomföra och en större motivation inför arbetet med förändringar. Där kan oftast medarbetarna känna sig delaktiga och förstådda därför att de vet att ledningen har en korrekt information och i en större utsträckning också tar hänsyn till den den interna organisationens behov i förhållande till arbetet med de externa strategierna. I grunden bygger detta på att ledningen har skaffat sig en bättre förståelse för sin organisation utifrån vilken de bygger sin Intra-Organisatoriska Strategi.

Hur IOU arbetar?

IOU hjälper ledningen; organisationens chefer/ledare, till en bättre förståelse för sin organisation. Vi arbetar med att kvalitativt fånga in den information som behövs för att ledningen skall kunna skapa en så ändamålsenligt Intra-Organisatorisk Strategi som möjligt. I vår analys av organisationen ingår att göra en kartläggning av företagets kultur, att bl.a. ta reda på vilka de grundläggande värderingarna är som ”styr” i organisationen. Vidare försöker vi fånga det som är den informella organisationskunskapen; alltså vilka ”tysta” kunskaper, rutiner, arbetsordningar etc är det som skapar drivet i organisationen och gör att verksamheten i praktiken, operativt, fungerar som den gör. I varje organisation finns det också ett antal ”strategiska medarbetare” som chefer/ledare bör ha kännedom om. Dessa medarbetare kan ha specifika kunskaper eller ett inflytande i organisationen  som gör dem strategiskt viktiga och värdefulla för en ledning att ha en bättre kunskap och förståelse om. Det fjärde viktiga området som måste hanteras i en Intra-Organisatorisk Strategi är hur olika grupper fungerar och processerna i dem, detta kan inrymma såväl samarbeten och samverkan som kommunikation mellan olika medarbetare i organisationen. Detta område kan också uppmärksamma i vilken mån det finns olika typer av konflikter, synliga eller dolda, i organisationen.

Effektiva inträden

För alla chefer/ledare är det viktigt med det underlag för ledning som en Intra-Organisatorisk Strategi ger. I synnerhet är detta viktigt för en nytillträdd chef/ledning som skall hantera en ny organisation. Att komplettera en nyrekrytering av  top-management i ett företag med med ett sådant underlag gör att ledningseffektiviteten kan ökas och att onödiga felbeslut som försvårar utvecklings- och förändringsarbete kanske kan undvikas. I många fall är just rekryteringen av chefer/ledare en mycket viktig strategisk investering för företag. Denna investering bör dock i många fall kompletteras med att den nye chefen/ledaren får tillgång till ett neutralt, oberoende och ofiltrerat kunskapsunderlag, så att denne kan ta fram en Intra-Organisatorisk Strategi, som ledningsverktyg för att så snabbt och effektivt som möjligt kunna styra och hantera sin organisation och verksamhet.

Kontakta oss om ni vill veta mer om hur IOU kan bidra med att ta fram ett underlag för en Intra-Organisatorisk Strategi i ert företag!

IOU Management AB
Stora Björknäsvägen 132
76198 Norrtälje

Tel: 072-200 20 40
Mail: clas@ioumanagement.com